A tavaszi lomtalanítás hevében sokan szabadulnánk a papírhulladéktól, közte az ilyen-olyan nyugtáktól, csekkektől, bizonylatoktól, számláktól. Azt véljük, hogy az évekkel ezelőtt, esetleg cégnévre vásárolt cuccok és pos-tán befizetett összegek már úgysem érdekelnek senkit, ezek a dokumen-tumok csak a helyet foglalják a lakásban, irodában, sufniban. Amióta létezik digitális és felhő alapú adattárolás, különösen nagy a késztetés, hogy gyorsan beszkenneljük a fontosabbnak ítélt fecniket, aztán kidobjuk a papír alapú eredetiket. De ezzel óriási hibát követhetünk el!
Nagyon nem mindegy, hogy magánszemélyről vagy vállalkozóról van-e szó, és hogy milyen dokumentumot akar kidobni, figyelmeztet Kiss Krisztina könyvelő-tanácsadó.
Magánszemély esetében viszonylag kevés szabály van. A befizetett sárga vagy fehér csekkeket érdemes 1 évig megőrizni, mert elmé-letileg ennyi ideig reklamálhat a szolgáltató, hogy nem érkezett meg hozzá a befizetett díj. A legtöbb számlalevélben persze ma már feltünteti a szolgáltató, hogy mennyi volt az előző havi egyenleg, és így azonnal látható, ha valami elmaradás van. Elektronikus regisztráció és átutalásos fizetés (csoportos beszedés) esetén pedig a szolgáltató csak az elszámolást küldi, mi döntjük el, hogy mit csinálunk vele.
Más a helyzet a nem közüzemi szolgáltatókkal: egy parkolóóra által adott nyugtát legalább 1, de inkább 2 évig őrizzünk meg, mert vissza-menőlegesen kérhetik, és ezzel bizonyítjuk, hogy igenis fizettünk egy adott szolgáltatásért.
A garanciával/jótállással/szavatossággal vásárolt eszközök számláját tartsuk meg a garancia/jótállás/szavatosság végéig, ennek időpont-ját írjuk is rá az eltett számlára, mert eltérő az egyes termékek esetében, és utólag nem fogunk emlékezni rá. Sok helyen a csomagolás megőrzése is feltétel, ami rossz gyakorlat, de egyelőre ez van. Aki erre nem hajlandó, legalább a termék sorozatszámát vágja le a csomagolásról, mert egy betörés esetén ez lehet az ellopott tárgy (például lapostévé) azonosítója a rendőrség és a biztosítója felé. "Vagyonosodási vizsgálatnál pedig 20 évre visszamenőleg kell tudni bizonyítani minden nagy értékű tárgyi eszköz beszerzését magánszemélyként is: tehát egy kétszáz-ezer forintos tévé számláját 20 évig kéne megőrizni", figyelmeztet a szakember.
A vállalkozókra más elvárások vonatkoznak. Törvény szerint legalább 5+1 évig kötelező megőrizni a vállalkozással kapcsolatos költség-számlákat és egyéb pénzügyi dokumentumokat – ennyi az a határ-idő, ami alatt visszakereshetőnek, ellenőrizhetőnek kell lennie minden adatnak az adóhatóság számára. "Én biztonsági okból tíz évet javasolok a kiadásokat igazoló számlákkal kapcsolatban", mondja Kiss Krisztina.
A szigorú számadású (sorszámozású) nyomtatványok nyilvántartó kartonját és a hozzá tartozó bevételi számlatömböket együttesen kezelve ajánlatos végig megőrizni a vállalkozás működése alatt, mert egy esetleges NAV-ellenőrzés kapcsán ezeket bekérhetik. A könyvelőnek volt olyan ügyfele, akitől a NAV 16 évre visszamenőleg kért adatokat, és nagy szerencséje volt, hogy megőrizte a céges dokumentumokat.
Ha céges munkaügyek dokumentumairól beszélünk, mint például a beléptetés, kiléptetés, jövedelemigazolás, egyéni számfejtőlap, akkor tudni kell, hogy nem létezik törvényi lehetőség ezek selejtezésére, figyel-meztet Kiss Krisztina. Egy cégnél a leghivatalosabb, legfontosabb doku-mentum a mérlegbeszámoló, annak megőrzésére 20 év van előírva: egy aláírt példányt az ügyvezetőnek és egyet a könyvelőnek kötelező megőrizni ezen idő alatt (még ha meg is szűnik az együttműködésük).
A gyakorlatban naponta több száz céget számolnak fel, vagy eltűnnek, megszűnnek, és semmilyen dokumentumot nem őriznek meg. Pedig cégfelszámolás vagy végelszámolás esetén a munkaügyi dokumentumok további, végleges őrzéséről a cégfelszámoló, illetve a végelszámoló köteles gondoskodni. "Elektronikus dokumentumként, beszkennelve is megőrizheti ezeket, a törvény csak azt írja elő, hogy olvasható formában kell lenniük", említ egy könnyítést a szakember.
A munkavállalók sem tudják, hogy felmondás vagy közös megegyezéses távozás esetén milyen dokumentumokat kéne elkérniük a munkáltatójuktól. Akinek rendes biztosításos jogviszonyú munkaviszonya van (tehát nem KATA-alany), annak minden év január 31-ig meg kell kapnia a munkálta-tójától az M30-as jövedelemigazolást, amelyre rá van írva, hogy nyug-díjazásig megtartandó. Az aktív éveink során leadott igazolások a szolgálati idő és a nyugdíj kiszámításához lesznek majd fontosak. És ha ezek otthon őrzött másolatai mondjuk egy költözés során elvesztek, akkor érdemes visszamenni a korábbi munkáltatóhoz, és kérni egy másolatot. Ezt persze csak akkor fogjuk megkapni, ha 1. még él a cég, 2. rendesen beadta minden hatósághoz az igazolásokat...
2006 óta üzemel az elektronikus bevallási rendszer, azóta a könyvelők minden hónapban lejelentik a dolgozók összes adatát a járulékbevallás keretében. A korábbi időszakban minden évben volt egy NYENYI-karton (nyugdíjas egyéni nyilvántartási lap), ezt kellett az előző év összes nyugdíjalapjáról és nyugdíjáról lejelenteni az APEH-nak floppyn, és ez 2009 végéig ment (három évig párhuzamosan az új rendszerrel).
Persze, ha valaki holnap beadna egy kérelmet a NAV-hoz, hogy kéri a szolgálati idejének megállapítását, akkor az adóhatóság a nála irattárban lévő dokumentumokból mazsolázná össze, hogy hol, hány napot dolgozott, és ezek alapján mennyi nyugdíjra jogosult. Ebből a szempontból nem is veszik figyelembe az otthon őrizgetett papírokat.
Akkor miért kell mégis megőrizni ezeket? "Mert az adminisztráció százszorosa a szükségesnek, ami óriási terhet ró az egyéni munka-vállalókra, a cégekre és a könyvelőkre is", mondja Kiss Krisztina. Hiszen minden hónapban le kell jelenteni egy magánszemény összes adatát – még a születési dátumát, anyja nevét is beleértve, ami élethosszig állandó adat. Ez fölösleges adminisztrációs teher. "Plusz gyártjuk hozzá az egyéni számfejtőlapot, a bérszámfejtési összesítőt, az utalandók listáját minden hónapban minden alkalmazott után a vállalkozók számára – régebben mindent két példányban készítettünk, ma már küldhetjük az ügyfélnek emailen pdf-ként, és mindenki úgy menti el, ahogy neki a legkényelmesebb."
Ha valaki mondjuk egyéni vállalkozóból most válik nyugdíjassá, és a NAV-val lerendezte már az ügyet, akkor is legkorábban 7 év múlva dobhatja ki a korábbi céges dokumentumait. Hiszen ha idén megy nyugdíjba, akkor a záró bevallása 2018-ban érkezik be az adóhatósághoz, és onnantól számított 6 évig még bármikor kaphat egy ellenőrzést, és visszamenőleg kérhetik az igazolásait.
Összefoglalva
10 éven belül NEM selejtezhető bizonylatok:
az üzleti évről készített beszámoló, a beszámolót alátámasztó leltár értékelése és a beszámolót alátámasztó főkönyvi kivonat.
8 évig NEM selejtezhető:
a főkönyvi számlák, az analitikus és részletező nyilvántartások, a könyvelést alátámasztó számviteli bizonylatok (pénztárbizonylat, átutalási bizonylat, eszközbeszerzések számlái stb.).
De az ezeknél régebbi dokumentumokat nehogy egy az egyben kidobja valaki: előbb aprítsa fel őket iratmegsemmisítő géppel vagy égesse el a kazánban, így elkerülve, hogy a személyes adataival valaki visszaéljen.
A törvény szerint a selejtezésről is jegyzőkönyvet kell készíteni, feltüntetve benne a kidobásra ítélt dokumentumok minden részletét. Vagyis a kido-bott dokumentumok helyett újak képződnek... Hát itt tartunk a 21. szá-zadban. Éljen a digitális kor!
0 
